Essenszuschuss in DATEV (LODAS & Lohn und Gehalt)

Der Essenszuschuss wird in DATEV nicht als klassischer steuerfreier Sachbezug abgebildet, sondern über den Sachbezugswert für Mahlzeiten.

Grundlage ist immer eine eigene Lohnart auf Basis der Stammlohnart 235 – Sachbezug brutto.

Diese Systematik gilt sowohl für:

• Betriebskantinen
• Essenszuschüsse
• Essensgutscheine / Restaurantschecks

-> Grundlagen: Essenszuschuss in der Lohnabrechnung

Zusammenfassung: Essenszuschuss in DATEV einrichten

Der Essenszuschuss wird in DATEV in drei Schritten umgesetzt:

• eigene Lohnart auf Basis StLA 235 – Sachbezug brutto anlegen
• Steuer- und SV-Behandlung definieren (Kennziffer 48)
• geldwerten Vorteil über Bewegungsdaten erfassen

Der Betrag wird automatisch über 9994 – Sachbezug wieder vom Netto abgezogen.

Lohnart für Essenszuschuss in DATEV anlegen

Die Einrichtung erfolgt immer mandantenspezifisch.

Vorgehen:

1. Mandantendaten → Lohnarten
2. Neue Lohnart anlegen
3. Stammlohnart wählen: 235 – Sachbezug brutto
4. Bezeichnung vergeben (z. B. „Mahlzeiten“)

Die konkrete Lohnartennummer wird individuell vergeben.

-> Sachbezugswert für Mahlzeiten 2026

Steuer- und SV-Behandlung einstellen

Für den Essenszuschuss wird in der Praxis fast immer die Pauschalversteuerung genutzt.

Einstellung:

👉 48 – pauschal versteuerte Bezüge, 25 %, SV-frei

Wirkung

• 25 % Pauschalsteuer
• keine Sozialversicherung
• Steuer trägt der Arbeitgeber

Eine Abwälzung auf den Arbeitnehmer ist systemseitig nicht vorgesehen.

-> Essenszuschuss pauschal versteuern

Bewegungsdaten erfassen (DATEV LODAS)

Die Abrechnung erfolgt über die Bewegungsdaten.

Vorgehen:

1. Bewegungsdaten → Erfassungstabellen
2. Monat auswählen
3. Registerkarte Standard
4. Eintrag erfassen

Beispielhafte Erfassung

Hier ein Beispiel für die Erfassung:

Entscheidend: Es wird nicht der Gutscheinwert erfasst, sondern der geldwerte Vorteil.

Automatische Verarbeitung in DATEV (9994)

Ein zentraler Mechanismus in DATEV ist der automatische Nettoabzug.

👉 Netto-Abzugsnummer 9994 – Sachbezug

Wirkung:

• erhöht das steuerliche Brutto
• wird nicht ausgezahlt
• reduziert das Netto automatisch

Es entsteht kein zusätzlicher Zahlungsfluss.

Beispiel: Essenszuschuss in DATEV

Rahmen:

• 15 Mahlzeiten
• Sachbezugswert: 4,57 €
• Zuzahlung: 2,00 €

Berechnung:

4,57 € – 2,00 € = 2,57 €

2,57 € × 15 = 38,55 €

Abbildung in DATEV:

• Lohnart (StLA 235): 38,55 €
• Pauschalsteuer: automatisch
• Nettoabzug: automatisch (9994)

Essensgutscheine und Restaurantschecks in DATEV

Auch Essensgutscheine werden identisch abgebildet.

Voraussetzungen:

• maximal ein Gutschein pro Arbeitstag
• tatsächliche Mahlzeit
• Einhaltung der Wertgrenze

Wertgrenze 2026

7,67 € pro Mahlzeit

(= Sachbezugswert + steuerfreier Zuschuss)

Die Abrechnung erfolgt ebenfalls über:

• StLA 235
• gleiche Lohnart
• gleiche Logik

Nebenbuchführung bei größeren Unternehmen

Bei hoher Mitarbeiterzahl wird häufig aggregiert abgerechnet.

Vorgehen:

• Durchschnittszuzahlung berechnen
• geldwerten Vorteil ermitteln
• Gesamtbetrag versteuern

Vorteil:

• geringerer Erfassungsaufwand
• skalierbare Prozesse

Typische Fehler in DATEV

Im folgenden werden typische Fehler bei der Lohnabrechnung mit DATEV dargestellt:

Falsche Lohnart

Verwendung der Lohnart für den steuerfreien Sachbezug (§8 EStG) statt Sachbezug Mahlzeiten (pauschal versteuert) auf Basis der Standardlohnart 235

Falscher Wert

Erfassung des Gutscheinwerts statt des geldwerten Vorteils

Fehlende Pauschalversteuerung

Kennziffer 48 nicht gesetzt

Zuzahlung nicht berücksichtigt

kein Fehler, aber höhere Steuerbelastung

Unklare Datenbasis

👉 häufigster Praxisfehler:

• keine saubere Erfassung der Mahlzeiten
• fehlende Schnittstellen

Unterschied zwischen LODAS und Lohn und Gehalt

Die fachliche Logik ist identisch:

• gleiche Stammlohnart
• gleiche Steuerlogik
• gleiche Abzugsmechanik

Unterschiede bestehen nur in:

• Oberfläche
• Bedienführung

Offizielle DATEV-Dokumentation

-> Weitere Details finden Sie in der DATEV-Hilfe zur Essenszuschuss-Abrechnung

Was bedeutet das für Arbeitgeber konkret?

Die Umsetzung in DATEV ist technisch klar strukturiert.

Die eigentliche Herausforderung liegt in:

• der korrekten Ermittlung des geldwerten Vorteils
• der Berücksichtigung von Zuzahlungen
• der Übergabe der Daten in die Lohnabrechnung

DATEV bildet den Essenszuschuss zuverlässig ab –
entscheidend ist die vorgelagerte Prozessqualität.

Dezenter Hinweis

In der Praxis zeigt sich, dass der größte Aufwand nicht in DATEV selbst entsteht, sondern in der Erfassung und Aufbereitung der Daten.

Viele Arbeitgeber setzen daher auf Lösungen, die:

• Nutzung automatisch erfassen
• Zuzahlungen berücksichtigen
• den geldwerten Vorteil berechnen
• die Daten direkt für die Lohnabrechnung bereitstellen

Ein Beispiel für einen solchen Ansatz sind modulare Benefit-Plattformen wie NettoBooster.

Fazit

Der Essenszuschuss wird in DATEV über eine klar definierte Systemlogik abgebildet:

• Sachbezugswert als Grundlage
• eigene Lohnart auf Basis StLA 235
• Pauschalversteuerung
• automatischer Nettoabzug

Die größte Herausforderung liegt nicht in DATEV selbst, sondern in der korrekten Datenermittlung und Prozessintegration.

FAQ – Essenszuschuss in DATEV Lodas, Lohn und Gehalt